意外と知らない! メールでの正しい「追伸」の使い方

意外と知らない! メールでの正しい「追伸」の使い方
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今や、ビジネスシーンで欠かすことのできない存在となったメール。メールは、簡単に効率アップのコミュニケーションをとれるツールとして、多くの人々が使用しています。その書き方は、一般文書と異なり、すべてを左寄せでスタートさせたり、「拝啓」や「敬具」などは不要とされています。しかし、「追伸」と書かれたメールを受信したり、送信したことはありませんか? 正しい使い方を理解していますか? 今回は、メールにおける「追伸」の書き方についてお伝えします。今や、ビジネスシーンで欠かすことのできない存在となったメール。メールは、簡単に効率アップのコミュニケーションをとれるツールとして、多くの人々が使用しています。その書き方は、一般文書と異なり、すべてを左寄せでスタートさせたり、「拝啓」や「敬具」などは不要とされています。しかし、「追伸」と書かれたメールを受信したり、送信したことはありませんか? 正しい使い方を理解していますか? 今回は、メールにおける「追伸」の書き方についてお伝えします。

■いまさら聞けない「追伸」って何?

◇メールにおける「追伸」とは?

メールで必要な内容を書き終えたあと、「そうだ! あのことも!」と、追加で伝えたいことを書き足した経験はありませんか? このときに、メールであれば、簡単に本文に挿入できます。しかし、それを「追伸」「PS」として書いている人も少なくありません。

「追伸」とは、もともと、手紙をひと通り書き終えたあと、追加で伝えたいことを書き足すときに、それを伝えるための書き出しに記す言葉です。英語では、PostScriptとなるため、その頭文字をとり「PS」と略して書きます。

手紙は、書き終えたあとに追加で書き足したい場合は、再度書き直す必要があり、手間がかかりますね。そこで、それを避けるために「追伸」として最後に書き足すのです。「追伸」は、書き直しの手間を省くという意味合いをもっているといえますね。
このようなことから、メールにおける「追伸」は、本来、不要と考えられます。

◇ビジネスで「追伸」を使うシーンって?

しかし、ビジネスにおけるメールの場合、「追伸」として書いたほうがいい場合もあります。それは、本文の内容とは関係のない御礼や余談として親交を深める目的で使用するときです。「追伸」としてメールを書いてもいい相手は、基本、良好な関係が成り立っている場合です。手紙の場合も同様ですが、目上の方に「追伸」を使用するのは失礼といわれています。 それでは、どのようなときにどのような内容を書けばいいのでしょうか。いくつか例を挙げてみます。

☆御礼のとき

【例文】追伸 先週のお打ち合わせでは、弊社の●●がお世話になったようで、ありがとうございました。

本文とは関係のない内容に対して、ひと言、お礼を伝えたいときなどのケースです。

☆近況を伝えるとき

【例文】追伸 先日お借りしたご本。大変興味深く拝読させていただいております。もうすぐ読み終えますので、あらためてご連絡させていただきます。

直接仕事とは関係のないことに対する報告と連絡などは、追伸で伝えるといいでしょう。

☆先日、聞いていた情報について述べるとき

【例文】追伸 お子様の運動会は、いかがでしたか。またお話聞かせてください。楽しみにしています。

以前聞いていた情報に関しての伺い。このような内容は、話を覚えてくれているということで、相手は感心します。またプライベートな内容ではありますが、仕事の合間にちょっと癒されモードにもなり、有効です。

☆予告事項があるとき

【例文】追伸 恒例になってきた「ランチ会」について、あらためて、ご相談させていただけますと幸いに存じます。

新規ご提案内容についての予告的扱いとなり、相手に「ランチ会」のことを意識してもらえるでしょう。

☆気配りを伝えたいとき

【例文】PS   来週からのご出張。どうぞお気をつけて行ってらっしゃいませ。

こちらも、以前伝えたいた情報を忘れずに覚えているから伝えることのできる、気配りの追伸です。

■「追伸」の正しい書き方

ビジネスのメールにおける「追伸」は、書き忘れたことを付け足すというよりも、お互いの関係がその後、円滑になるための、気配りのひと言といえます。

◇書き方

書き方は、本文を書いたのち、自分の名前をフルネームで書きます。
その下、一行あけて、追伸を書き始めます。追伸のあとは、一文字空けたり、【追伸】など、括弧をつけて文を書くと相手も追伸とわかりやすく、読みやすいですね。下記の例を参考にしてみてください。

何卒よろしくお願いいたします。山田花子

【追伸】 次回のランチ会も、楽しみに致しております。

◇相手の追伸に返信するには?

相手のメールに追伸がある場合は、基本的に、こちらも「追伸」のスタイルで返信をします。たとえば、

追伸 ランチ会のご提案、ありがとうございます。ご連絡お待ち申し上げます。

という感じです。

本来、目上の方には、「追伸」として送信しないほうがいいのですが、メールの場合は、目上の方からいただいた「追伸」に対し、同様のスタイルで返信してもいいでしょう。ただし、あくまでも、目上の方が「追伸」を書いている場合です。
その際、先方の追伸に対して、内容に応じて「ありがとうございます」と御礼のひと言を忘れずに記すと好印象です。

◇追伸を書く際の注意点

追伸は、手短に書きましょう。長くても2行以内が、スマートです。
繰り返しになりますが、メールの場合、本文に追加したい内容は、簡単に挿入できます。したがって、本文の内容に関係する内容を追加したい時には、「追伸」にしないようにしましょう。

■心に響くメールの「追伸」を

基本的に、メールでの追伸は、書かないほうが無難といえます。特に、ビジネスのメールでは不要と心得ていたほうがいいでしょう。しかし、相手と良好な関係のなか、本文とは別扱いでひと言、気持ちを伝えたいときなどには、「追伸」は有効ともいえます。マナーに即した「追伸」を書くことで、相手にいい印象を残し、心に響くメールになれば本望ですね。

(西出ひろ子)

※画像はイメージです

Source: マイナビウーマン